Strategi 2025 - for Studentsamfunnet i Ås
Langtidsstrategien er sist revidert høsten 2022
På Studentsamfunnets generalforsamling 6. november 2023 skal det vedtas ny langtidsstrategi fram mot 2035, og i den anledning vil vi gi dere medlemmer anledning til å gjøre dere kjent med forslaget!
Langtidsstrategien legger opp til en felles retning for Studentsamfunnet i Ås, men er ikke like spesifikt som arbeidsprogrammet. Den legger ikke unødvendige føringer på hvordan ting skal gjennomføres, men er tydelig på destinasjonen man vil til.
I det lenkede dokumentet kan du lese forslaget til langtidsstrategi i sin helhet, med et vedlegg som forteller om prosessen som har skapt det.
Dersom du har forslag til endret ordlyd, har protester om punkter, har store savn, eller rett og slett bare har noen spørsmål om strategien, send epost til pluto@samfunnetiaas.no innen 8. oktober.
1. Formålsparagraf
Studentsamfunnet i Ås har til formål å fremme et godt kameratslig samvær mellom medlemmene sine. Ved foredrag, ordskifte og underholdning skal det virke til glede og utvikling for disse.
2. Studentsamfunnets overordnede mål
Studentsamfunnet i Ås skal ha et attraktivt tilbud og være et naturlig samlingssted for alle studenter tilsluttet NMBU generelt og for Samfunnets medlemmer spesielt.
Studentsamfunnet i Ås skal etterstrebe å tilby de aktiviteter og tilbud som studentene ønsker, og jobbe for å være et naturlig samlingspunkt for NMBU-studenter, studentforeninger, akademiske foreninger og møter, til hverdag og fest.
Studentsamfunnet i Ås skal være et positivt bidrag til lokalsamfunnet i Ås og til universitetet.
Alle studenter ved NMBU skal ha de samme muligheter for å kunne ta del i aktiviteter og bli en del av Studentsamfunnet i Ås sin rikholdige og stolte historie. Studentsamfunnet i Ås skal opptre partipolitisk nøytralt, og skal jobbe for å supplere studentenes utdannelse med kurs, foredrag, debatt og muligheter for personlig utvikling gjennom forskjellige arrangementer og gjennom arbeidet i styrer og komiteer.
Frivilligheten og Huset er hjertet av Studentsamfunnet i Ås. Studentsamfunnet i Ås skal driftes av, med og for studentene, med utviklingen av tilbudet til dagens og fremtidens studenter som fremste mål.
Studentsamfunnet i Ås arrangerer UKA i Ås, Norges lengste kulturfestival, annethvert år. Studentsamfunnet i Ås drifter studentavisen Tuntreet, som skal formidle viktig informasjon og kuriosa. Studentsamfunnet i Ås skal jobbe for å gjøre seg attraktiv for sponsorer, og gjøre NMBU-studentene kjent for arbeidsgivere gjennom arbeidet til Næringslivsutvalget ved NMBU. Samfunnet i Ås ved samfunnsstyret har det overordnede ansvaret for den daglige drifta av Studentsamfunnet i Ås.
3. Strategi for Studentsamfunnet i Ås → 2025
Strategien er bygd opp rundt sju strategiske hovedpunkter som hver for seg er viktige for drift og utvikling av Studentsamfunnet i Ås.
3.1 Aktivitet/Tilbud
Studentsamfunnet i Ås skal jobbe videre med å utnytte de gulvarealer vi har maksimalt, og skape en større bredde i tilbudet.
Langsiktige mål:
3.1.1 Innen 2025 er 90% av alle utleibare rom i bruk, minst én gang hver dag i semesteret.
3.1.2 Innen 2025 er Klubben en naturlig møteplass, med et variert mattilbud og pubvirksomhet, som er åpent hver dag. Samfunnet driver Klubben selv.
3.1.3 Det skal være 100 000 gjester inne på Studentsamfunnets arrangementer i løpet av en toårsperiode. Alle arrangementene skal nå minst 80% av besøkskapastiteten.
3.1.4 Samfunnsbygningen skal være åpent for konsert eller fest minimum to lørdager per semester.
3.1.5 Studentsamfunnet skal selv stå for arrangeringen av alle studentrettede arrangementer på Samfunnet som har servering og/eller inngangspenger.
3.1.6 Samfunnet skal tilby mat til frivillige og gjester under festkvelder.
3.1.7 Samfunnet i Ås skal tilby et variert spekter av aktiviteter og arrangementer til sine brukere.
3.2 Medlemmer
Herunder medlemstall, medlemsfordeler, samfunnstjeneste.
Samfunnstjeneste er helt avgjørende for at Studentsamfunnet skal gå rundt og systemene rundt dette må prioriteres. Fokus på rekruttering av førsteklassinger og rettferdig samfunnstjeneste-avvikling er viktig.
Langsiktige mål:
3.2.1 Per 2025 skal medlemstallet være på minimum 40 % av studentmassen ved NMBU.
3.2.2 Av førsteklassingene skal minimum 60 % være medlem.
3.2.3 Studentsamfunnet skal ha et system for samfunnstjenester som dekker Studentsamfunnets behov og som er akseptert av medlemmene.
a) For å gjøre det mer attraktivt å være medlem for studenter som ikke nødvendigvis benytter seg av festtilbudet på huset skal det være mulig for medlemmer å avtjene samfunnstjenesten på andre arrangementer enn festkvelder.
3.2.4 Medlemsfordelene skal evalueres årlig.
3.3 Frivillige
De frivillige i denne sammenheng er styremedlemmer, KS-er, komitémedlemmer og assistenter. De frivillige skal ha tydelige fordeler. Kursing og kulturbygging skal være sentralt. Samtidig er det viktig å holde kontroll på kostnadene knyttet til godene til de frivillige, samt sørge for at disse er rettferdige.
Langsiktige mål:
3.3.1 For å øke kompetansen og sikre eierskap til sitt verv, skal alle frivillige få en bred innføring i Studentsamfunnet i Ås, der historie, organisering, økonomi og arbeidsfordeling blir forklart. Hus- og Finansstyret arrangerer ett innføringskurs per semester, hvor alle nyvalgte og nyansatte oppfordres sterkt til å delta.
3.3.2 Godene for frivillige skal revideres periodisk, i 2023 og 2025, herunder (henholdsvis oddetallsår):
a) Gjennomgang av antall komitemedlemmer/mottakere av goder per komité/blokk/organ.
b) Avstemme kost/nytte ved goder for frivillige.
3.3.3 Alle frivillige med lederansvar skal få tilbud om et kurs som er relevant for sitt frivillige verv.
3.4 Økonomi
Studentsamfunnets økonomi har de siste årene hatt en sterk og positiv utvikling. Samtidig har vi et betydelig behov for å bruke midler på utvikling og investeringer. Det er mye penger i omløp og det er viktig at midlene brukes fornuftig og at man har et langsiktig perspektiv.
Langsiktige mål:
3.4.1 Studentsamfunnet i Ås skal ha en resultatgrad på 4 %, målt som et snitt over en toårsperiode (UKEår og ikke UKEår).
3.4.2 Studentsamfunnet i Ås skal i større grad brukes som sponsorarena, og skal til enhver tid ha minst to større sponsorer.
3.5 Det fysiske bygget
Bygningsmassen som huser Studentsamfunnet i Ås er en verdifull ressurs som eies og drives i samarbeid med andre aktører. Bygningen må være i stand til å huse et bredt spekter av aktiviteter med vidt forskjellige behov, og det er behov for å utnytte husets kapasitet godt. Studentsamfunnet i Ås må sørge for å ha økonomisk spillerom til å gjøre nødvendig vedlikehold og oppgraderinger i samarbeid med NMBU og andre relevante aktører.
Langsiktige mål:
3.5.1 Det skal eksistere en prioritert vedlikeholds- og utviklingsplan for bygningsmassen, og Hus- og Finansstyret skal årlig spille inn tiltak til Drifts- og vedlikeholdsutvalget (DVU) basert på Studentsamfunnets bygningsmessige behov.
3.5.2 Hus- og Finansstyret skal oppfordre DVU til å gjennomføre et større prosjekt annethvert år, som skal være et synlig bevis på at det investeres i bygget.
3.5.3 Man skal ha et elektronisk låsesystem på alle gjennomfartsdører.
3.5.4 Det skal finnes et sosialt tilholdssted beregnet på de frivillige og tillitsvalgte på huset.
3.6 Samarbeidspartnere
Gode samarbeidspartnere er viktig for kunne drive Studentsamfunnet både med hensyn på det økonomiske og den operasjonelle driften.
Langsiktige mål:
3.6.1 Studentsamfunnet i Ås skal ha et godt samarbeid med sine samarbeidspartnere, deriblant NMBU, SiÅs, Studenttingets AU og Ås Kommune.
3.6.2 Studentorganisasjoner, -lag og -foreninger ved NMBU skal ha en sterk tilhørighet til Studentsamfunnet i Ås, der Samfunnsbygningen skal være et naturlig sted å avholde arrangementer.
3.7 Organisasjonsutvikling
De forskjellige delene av organisasjonen har klart definerte roller. Organisasjonsutvikling handler i denne sammenheng om struktur, samarbeid og oppgavefordeling, samt forbedringer.
Langsiktige mål:
3.7.1 Innen 2025 skal Studentsamfunnet i Ås undersøke behovet for en daglig leder, med et forslag til arbeidsoppgaver og tilsvarende stillingsprosent, et kostnadsestimat og en plan for hvor dette skal finansieres.
3.7.2 Det skal etableres et godt system for overlapp og for overføring av kompetanse og kunnskap fra en innehaver av et verv og til neste.
a) Det skal utvikles rutiner som sikrer at alle overleverer erfaringsskriv/rapport innen 1 måned etter at man trer ut av vervet.
3.7.3 De stillingene som krever det skal ha en overlappingsperiode på ett semester. Man skal definere hvilke stillinger og verv som krever dette, og disse stillingene har en definert minimumstid for vervet (for eksempel 1,5 år).
3.7.4 Studentsamfunnet skal ha kartlagt gjennomsnittlig tjenestetid for komitémedlemmer og komitésjefer, samt utarbeidet en strategi for hvordan denne skal økes.
4. Arbeidsprogram for 2023
Arbeidsprogrammet for neste år blir vedtatt på høstens generalforsamling, og er knyttet opp mot de langsiktige målene.
4.1 Aktivitet og tilbud
REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:
4.1.1 I løpet av 2023 skal Samfunnet arrangere minst 5 attraktive arrangementer i samarbeid med medarrangører i semesteret, der minst 1 er en ny medarrangør. Arrangementet skal komme medlemmene til gode. Eksempler på slike medarrangører kan være studentforeninger, linjeforeninger, idrettslag, interesseorganisasjoner eller lignende.
4.1.2 Det skal i samråd med ISU og ESN arrangeres minst fem ulike arrangementer i semesteret som aktivt er lagt til rette for internasjonale studenter, for blant annet å bidra til inkludering av internasjonale studenter.
4.1.3 Det skal i slutten av nest siste måned av vårparallell og i slutten av nest siste måned av høstparallell sendes ut en spørreundersøkelse til medlemmer vedrørende tilbudet ved Samfunnet for inneværende semester.
4.1.4 Det skal i løpet av 2023 gjennomføres en kartlegging av rombruk på Samfunnet.
4.1.5 I 2023 skal det kartlegges og aktivt jobbes for at 50% av gjestene er inne på huset innen 1 time etter åpning på festkvelder.
4.1.6 Studentsamfunnet skal i løpet av 2023 ha fire større arrangementer med fokus på miljø og bærekraft for sine deltakere.
4.1.7 Klubben skal gjennom 2023 ha et daglig, variert middagstilbud.
4.1.8 Det skal arrangeres minst 2 større arrangementer i løpet av 2023 utenfor faste begivenheter.
4.1.9 En komite for UKA i Ås 100 år skal drive arbeid med bla. Stentor, UKEbok, jubileumsUKErevy m.m til UKA i Ås 100 år skal følges opp gjennom 2023.
4.1.10 Hvert semester skal det arrangeres en temauke som setter fokus på minimum ett av FNs bærekraftsmål.
4.1.11 Næringslivsutvalget ved NMBU skal jobbe for å tilby 6 arrangementer per semester i tillegg til Næringslivsdagen og Karrieredagen. CV-fotografering telles ikke som et av de arrangementene.
4.1.12 Næringslivsutvalget ved NMBU skal i løpet av 2023 teste ut et nytt lavterskel-arrangement.
4.1.13 Næringslivsutvalget ved NMBU skal i 2023 undersøke alternative arealer og løsninger for fremtidige karrieremesser i forbindelse med renovasjon av Aud.Max.
NYE MÅL:
4.1.14 I 2023 skal det sees på behovet for flere passive tilbud på Samfunnet i Ås.
4.1.15 Det skal lages et felles rombookingssystem som legger til rette for optimalisert bruk av rom og samarbeid mellom Studentsamfunnet, NMBU og SiÅs.
4.1.16 I løpet av 2023 skal det gjennomføres to større edruarrangementer.
4.1.17 Det skal benyttes flere rom under festkveld, hvor det skal etterstrebes at alle rom har et passivt og/eller aktivt tilbud.
4.1.18 I løpet av 2023 skal det avholdes minst to arrangementer på Pergolaen per måned i månedene april, august og september.
4.1.19 Samfunnet skal i 2023 kartlegge hvilke tilbud studentene etterspør. Prosessen skal legges opp slik at alle medlemmer av Samfunnet kan gi innspill. Det er også hensiktsmessig å åpne for at øvrige studenter kan gi innspill til hva slags aktiviteter og arrangement Samfunnet burde tilby.
4.1.20 Samfunnet skal i 2023 ha en større satsning på markedsføring av ikke-alkoholfokuserte arrangementer.
4.2 Medlemmer
REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:
4.2.1 I løpet av 2023 skal 40 % av studentmassen være medlem av Studentsamfunnet i Ås, og av de internasjonale studentene skal 80% være medlem. Av førsteklassingene som begynner i 2023 skal 60 % være medlem i løpet av sitt første semester.
4.2.2 Det skal i løpet av våren 2023 utarbeides en rekrutteringsstrategi for Studentsamfunnet i Ås. Spesielt for å tiltrekke seg nye studenter ved NMBU.
4.2.3 I 2023 skal det utføres analyser av arrangementer og benyttelsen av tilbudet på Studentsamfunnet i Ås. Disse dataene skal brukes som beslutningsgrunnlag i budsjettering, planlegging og gjennomføring av arrangementer.
4.2.4 I løpet av 2023 skal det utføres en revidering av medlemsfordelene ved Studentsamfunnet i Ås.
4.2.5 For å legge til rette for optimalisert drift av arrangementer og tilbud på Samfunnet skal det gjennom 2023 kartlegges nødvendige timer utført av samfunnstjenester hvert semester.
NYE MÅL:
4.2.6 Minst 25% av gjennomførte samfunnstjenester skal være selvoppmeldt.
4.2.7 Det skal være minst 85% av oppmeldte samfunnstjenester som møter på jobb.
4.2.8 Det skal vurderes hvordan det kan legges opp til at medlemmer føler større eierskap og tilhørighet til Studentsamfunnet i Ås.
4.3 Frivillige
REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:
4.3.1 Alle frivillige skal få nødvendig opplæring og kursing i løpet av 2023. Det skal benyttes interne ressurser og kompetanse ved Studentsamfunnet der det er mulig.
4.3.2 Alle frivillige skal inviteres, med sterk oppfordring til oppmøte, til innføring i Studentsamfunnet i Ås sin historie, organisering, økonomi og forklart arbeidsfordeling. Det skal føres oversikt over hvem som deltar på historietime.
4.3.3 Gjennom 2023 skal arbeidet med driftende komitéer på tvers av organene ved Studentsamfunnet i Ås evalueres og videreutvikles.
4.3.4 For å legge til rette for optimalisert drift av arrangementer og tilbud på Samfunnet skal det gjennom 2023 kartlegges nødvendige timer utført av frivillige hvert semester.
4.3.5 I løpet av 2023 skal det utføres en revidering av godene for frivillige ved Studentsamfunnet i Ås.
NYE MÅL:
4.3.6 I løpet av 2023 skal Samfunnsstyret se på muligheten for et rom forbeholdt de frivillige.
4.4 Økonomi
REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:
4.4.1 Hus- og finansstyret skal i løpet av 2023 gjennomføre tiltak for å øke avkastningen på egenkapital.
4.4.2 Tuntreet skal undersøke muligheten for å redusere sine kostnader, for eksempel ved å redusere trykkerikostnader eller lisenskostnader.
4.4.3 Tuntreet skal arbeide for å øke mengden ekstern støtte.
4.4.4 For at komitésjefer skal få større eierskap til arbeidet sitt skal alle komitésjefer i løpet av første semester revidere sitt komitébudsjett, og skal i løpet av september legge fram forslag til komitébudsjett for 2024.
4.4.5 Det skal legges fram klimaregnskap for 2022 på vårens generalforsamling.
4.4.6 Klimaregnskapet skal legges til grunn for beslutninger vedrørende planlegging og innkjøp for Studentsamfunnet i Ås. Det skal etableres innkjøpsrutiner som skal sørge for mer klimavennlig drift.
4.4.7 Hus- og Finansstyret skal se på å inngå langsiktige investeringsplaner med flere av komiteene på Samfunnet, for å sikre at langsiktig tenkning går igjen i komitebudsjett.
4.5 Det fysiske bygget
REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:
4.5.1 Arkivet i Kajaveien skal tømmes, og arkivet på Samfunnet skal optimaliseres og digitaliseres.
4.5.2 Hus- og Finansstyret skal i løpet av 2023 etablere et forprosjekt for eventuell utvidelse av kapasiteten på Samfunnet. Dette arbeidet bør sees på i sammenheng med opprustningen av Aud.Max til 2024.
4.5.3 I løpet av 2023 skal det legges en plan for hvordan utearealet over Anton Hjeltnes kan benyttes til å øke kapasiteten på huset.
NYE MÅL:
4.5.4 Det skal etableres et felles forbrukslager for styret og komitésjefene på Samfunnet.
4.5.5 Det skal legges en plan for rombruk på Samfunnet, og tildeles rom til de ulike komiteene som har behov for det.
4.5.6 Halvors Hybel skal bli et flerbruksrom, som benyttes til forskjellige arrangementer.
4.5.7 Det skal benyttes flere rom under arrangementer for å øke kapasitet og tilbud.
4.6 Samarbeidspartnere
REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:
4.6.1 I løpet av 2023 skal det signeres minst en samarbeidsavtale med en større sponsor for Studentsamfunnet i Ås.
4.6.2 Tuntreet skal, i samarbeid med sponsorteamet, jobbe for å skaffe flere annonsører.
4.6.3 Sponsorteamet skal i 2023 videreutvikle retningslinjer og avtaler med samarbeidspartnere.
NYE MÅL:
4.6.4 Sprellfestivalen i 2023 skal ha minst én større sponsor
4.6.5 Samfunnet skal se på muligheten for økt samarbeid med SiÅs når det kommer til eksterne arrangementer.
4.6.6 I 2023 skal det samarbeides med Fadderstyret ved NMBU, der man skal jobbe for at Samfunnet blir en mer sentral del av fadderuka. Samfunnsstyret skal jobbe for å ha en representant i fadderstyret.
4.6.7 Samfunnet skal se på mulighetene for å ha sponsor og/eller støtte knyttet til enkeltarrangementer.
4.7 Organisasjonsutvikling
REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:
4.7.1 I 2023 skal alle medlemmer og organer ved Studentsamfunnet i Ås jobbe for at minst 20% av medlemmene møter på Generalforsamlingene som avholdes i 2023.
4.7.2 I 2023 skal 80 % av deltakerne på Generalforsamlingen møte opp i løpet av den første timen.
4.7.3 I løpet av 2023 skal Studentsamfunnet kartlegge hva som må endres i Samfunnets drift for å ha behov for en daglig leder.
NYE MÅL:
4.7.4 Studentsamfunnet skal etablere rutiner slik at organisasjonen blir miljøfyrtårnsertifisert.
4.7.5 Det skal legges en plan for omstrukturering i Studentsamfunnets styrer, og arbeidet skal igangsettes.
4.7.6 I løpet av 2023 skal det etableres en mal for overlapp og overføring av kompetanse og kunnskap for Studentsamfunnet i Ås. Det skal sikres at viktig informasjon knyttet til tidligere arbeid er sporbart for å hensynta risiko knyttet til utskiftinger av roller og ansvarfordeling.